【仕事効率化】仕事で送られてくる大量のメールを早くさばく方法

ネットの普及により便利になった反面、気軽に色々なことが瞬時にできるようになってしまい、逆に仕事の効率を下げてしまうことがあります。
その一つに電子メールがあります。
ほぼ無料で都合の良い時にいつでもどこでも送れてしまう便利さがあるが、逆に送られてきてしまいます。
必要のない無駄なメールも多く、明らかなDMであれば表題だけで分別して削除できますが、そうでなければ内容に一度目を通す必要があります。
いかにメール処理を素早くするかが、仕事効率化にかかってきます。

ダラダラとメールのラリーを続けない

相手のいるメールの場合、1つのやりとりに何回もやりとりをしていませんか。
例えば、要件が終了したお礼のメールに対して、どういたしましてのようなメール。それに対して、返信。こんな無駄なメールをカットするだけでも、塵も積もれば山となるわけです。
相手を気遣ってという気持ちはわかりますが、時にはスパッと切り上げることも大切です。
思いの外、相手ももういいよと思っていることが多いはずです。
恋人や友人とのやり取りではありませんから、仕事はお互いに少しでも早く切り上げたいし、面倒くさいことは少しでも減らしたものです。

決められることは自分で決める

メールのやり取りでは、打ち合わせを必要とする内容であった場合、最初から要件と日時を投げかけてみましょう。

【自分】今度打ち合わせの時間をいただけませんか？
【相手】打ち合わせの件、承知しました。
【自分】ご都合の良い日時はありますでしょうか
【相手】10日でいかがでしょうか
【自分】10日は都合が悪いのですが
【相手】15日なら可能です
【自分】15日でお願いします。お時間はいかがですか
【相手】午後ならいつでも大丈夫です
【自分】では15日13時からでいかがでしょうか
【相手】承知しました。
【自分】それでは貴社にお伺いいたします
【相手】よろしくお願いいたします。
【自分】ご返信ありがとうございました。こちらこそよろしくお願いいたします

日時だけで13回のやり取りをするダメなパターンです。
これをこちら側で押し付けない程度に最低限決めて相手に選んでもらうだけでだいぶ回数が減ります。

【自分】今度打ち合わせの時間をいただけませんでしょうか？可能でしたら貴社へ10日の午前もしくは15日午後にお伺いできればと思っておりますが、ご都合はいかがでしょうか。
【相手】打ち合わせの件、承知しました。10日は都合がつきませんので、15日の13時でいかがでしょうか。
【自分】承知しました。15日13時に貴社へお伺いさせていただきます。よろしくお願いいたします。

極端なケースですが、3回でやり取りが終了しました。
メールにして10通も減らすことができました。
これが一日数件あるだけで、相当な時間の削減と手間を減らすことができます。
いかにやり取りの手間を最小限に抑えるか、相手を思うなら減らすことこそが思いやりになります。

仕事の順位に迷うより届いた順に処理をする

メールが届くとどこから始めるか、どれを後回しにするかといった優先順位を考えていませんか。
本当に急をようすること以外は単純に届いた順に処理をしていけば良いと思います。
どうせやることであれば、順位づけをするその時間が無駄です。
そして後回しにすると、忘れてしまいがちになります。そっちのリスクの方が大きくなってしまいます。

目的を整理し、相手の考えを先読みする

メールを送る際は、目的を整理して相手の考えを先読みして、一通のメールにまとめるだけで、メールのラリー回数を確実に減らすことができ、簡潔に終わらすことが期待できます。
送る内容の目的と相手から引き出したいメールの返信内容を絞り込み、できれば選択肢を最初のメールに提示するとさらにベスト。
考えないとでてこない返信できないような面倒くさいメールは後回しにされがち。いかに相手から返信しやすいメールにするかが、スムーズかつ確実なやり取りをする肝になります。

メールの件名だけで内容が判別できるようにする

一日に何百通というメールが届いている人にわかりやすく伝えるには、いかに件名で内容がわかるようにするかが重要です。
例えば打ち合わせであれば「○×についての打ち合わせの件 12月15日13時A応接室」とすれば、クリックして内容を見ないでも、打ち合わせは12月15日13時A応接室なんだとわかるし、逆に○×についての打ち合わせの内容ってどんなのだっけという場合も、スムーズにメールを引き出すことができます。これが「打ち合わせのお願い」だけでは、何の打ち合わせかさえ分別できません。
こういった細かい配慮が自分にも相手にも、確実に仕事を進めていくうえで大切な配慮になります。

メールの目的の整理の仕方

メールを送る場合の目的の整理方法として次のように整理するとわかりやくなります。
[bgcolor color=”yellow”]『いつ、どこで、誰が、誰に、何を、なぜ、どうやって、いくつ、いくらで』[/bgcolor]

内容をぼやかすことなく的確に伝達する為に、頭の中で軽く整理してから本文を書くとだいぶ変わってきます。

読みやすいメールを書く

最後に、メールはいかに相手に見てもらえるかが重要です。
そうした場合、読みづらいメールは当然NGとなります。
読みづらいメールとは、だらだらと長い文章がぎっしりと詰まっているメールです。
そこで書くなら次のようにすると格段に読みやすくなります。
1行あたりの文字数を減らす。
話の区切りごとに空白の行を入れる。
ポイントは箇条書きで簡潔にまとめる。
とにかく無駄な言葉を削り、短い本文とする。
漢字が多いとそいれだけで読みづらい印象を与えます。漢字3割、ひらがな7割くらいがベスト。
話の流れは上から下へ、決して上に戻らないといけないような構成にしてはいけません。
メールの基本形を身につける。『宛名、あいさつ、名乗り、要旨、詳細、結び、署名』がビジネスメールの定番です。