日本人は無駄に長い会議好き
日本人は欧米に比べ会議に時間をかけすぎるという話をききます。
人数も無駄に多いし、その割に意見は決まった人しかださないし、結局「検討」という言葉で区切って、何も結論に至らないことも多い。
事前に検討した内容を持ち合って、結論を出すのが会議なのです。
眠くなるような無駄な会議を減らす方法の例えをいくつかご紹介していきます。
会議の時間は始まる前の準備段階で決まる
これから始まる会議。その時間が有意義に終わるか、無駄にダラダラ時間だけ過ぎて終わってしまうかは、会議が始まる前段階で決まってきます。
もう一度、次の点を見直してみてください。
意外と眠くなるような無駄な時間、会社にとっては時間や経費を使って行う会議なのですから、これらをこなすだけで仕事の効率化や残業時間削減にもつながるかもしれません。
資料配布は会議前に目を通してもらう
会議の発起人もしくは進行担当者が予め、アジェンダを作成し、それにそって会議を進行させます。
アジェンダは議題と目的、そして議題（トピック）ごとに何分と時間を決めることも大切です。
そして議題に対しては事前に資料等があれば参加者にメール等で配信し、会議の前に目を通してもらって、資料の説明で時間をとるのではなく、資料内のどこについて意見や承認を得たいのかを明確にし、そこに焦点をあてて話をすすめます。資料・レジメを当日配ってそれをひたすら読んでいく時間ほど無駄な会議はありません。
必要な参加者を絞り込む
会議でよくいるのが、何も発言せず、ただ居眠りしてその場にいるだけの人。
各部署から1名出してください。よくありがちですね。あなたの部署も関係あるのですよと言わんとしたいことはわかります。
しかし、発言もせず、ただ数合わせでいるだけの人が何の効力をもつのでしょうか？
会議にいる価値がある人は、意見を言う人です。
会議はディスカッションの場。意見を言う人のみ、人数は少なければ少ないほど、話がまとまるまでの時間も短いし、意見も出やすいものです。
惰性で参加者を決めるのではなく、絞り込みを今一度おこないましょう。
コスト意識をもつ
固定給だと時間を気にしない人が多いです。しかし、会議というのは思っている以上に会社の経費を浪費しているものです。
正社員の給料を時給換算すると、パート・アルバイトと比較すると倍以上かかっていることもザラ。
それが、管理職やましてや役員が何人もでる会議の場合、時給5000円以上の役職者がどれだけいるでしょうか。
しかもその役職者が居眠りや、席にはついていてもノートパソコンに向かって違うことをしていたら1時間あたりの経費は、個人のポケットマネーだったらと思うと想像を絶します。
人件費に見合う時間、内容の会議をすることを意識すると会議に臨む姿勢も変わってきます。
どこぞの企業では、会議室にお金タイマーがあり、そこに入った人の分給が会議スタート同時に加算されはじめ、この会議がいくらかかっているかを目にみえて表示させることで、コスト意識をもたして無駄に長い会議が減ったという事例を聴いたことがあります。そこまでいくと行き過ぎ感もありますが、それくらいの気持ちで望むべきだと思います。
意見がまとまらない場合は、次の課題へ進もう
会議には色々な人が参加します。
前置きが長く何を言いたいのか結論を出さない人、無駄に話が長い人、否定やグチだけを羅列して代替案を出さない人。
そんな人の話をすべて聞く必要はありません。
この後の議題もありますので、とか言うなりしてさくっと切り上げましょう。こういうときにもアジェンダで議題と時間配分を事前に予告しておくと効果的です。
眠くならない会議を目指しましょう。
